Dokumenty księgowe wykorzystywane są do celów podatkowych, a ich analiza umożliwia też efektywne zarządzanie finansami przedsiębiorstwa. Zgodnie z przepisami, faktury, rachunki czy sprawozdania należy przechowywać 5 lat. Przedsiębiorcy nie muszą jednak robić tego samodzielnie – mogą skorzystać z usług outsourcingowych. Sprawdź, czym się kierować przy wyborze usługodawcy.
Podstawowe zasady dotyczące przechowywania dokumentów księgowych
Archiwizacja dokumentów księgowych to złożony proces. Na ogół trafiają one do archiwum dopiero po zakończeniu roku obrotowego, ponieważ nierzadko są potrzebne do przygotowania sprawozdania finansowego jednostki czy rocznej deklaracji podatkowej. Akta księgowe muszą być przechowywane przez 5 lat. Należy to robić w taki sposób, aby nie uległy zniszczeniu, a więc zachowały się w stanie nienaruszonym. Obecnie dokumenty księgowe można przechowywać w formie elektronicznej lub papierowej – wybór pozostaje w gestii kierownika jednostki. Więcej o tym, jak prawidłowo archiwizować akta, przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/dokumenty-ksiegowe/. Takie same zasady dotyczą archiwizacji samodzielnej oraz prowadzonej przez firmę zewnętrzną.
Jak wybrać firmę do przechowywania dokumentów księgowych?
Przepisy nie zabraniają powierzania dokumentów księgowych podmiotom zewnętrznym, które przejmują na siebie obowiązek archiwizacji. Musi być to jednak firma rzetelna, której pracownicy doskonale znają przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz wiedzą, jak obchodzić się z dokumentami. Ważne, aby mieli doświadczenie w swojej branży, a marka posiadała ugruntowaną pozycję na rynku. Z punktu widzenia klienta niezbędna jest też elastyczność. Dokumenty księgowe być może trzeba będzie wyciągnąć z archiwum, dlatego muszą być one dostępne w każdym momencie.
Archiwizacja dokumentów księgowych? Zaufaj specjalistom!
Dokumentacja finansowa zawiera dane chronione prawnie, dlatego można powierzyć ją wyłącznie wykwalifikowanym osobom. Firma Rhenus Office Systems Poland, której oferta dostępna jest na stronie https://www.rhenus-office.pl/, zapewnia nie tylko profesjonalne podejście do dokumentów, ale też realne wsparcie w pracy z nimi. Fachowość, wiedza, umiejętność dostosowania do klientów działających w dynamicznym środowisku– to właśnie podstawowe aspekty udanej współpracy. By oddać archiwizację dokumentów księgowych w ręce specjalistów, skontaktuj się z przedstawicielem Rhenus Office Systems Poland celem ustalenia szczegółów.